Günümüzün hızlı ve genç işletmeleri odaklarını endüstri standartlarını aşan kalite güvence yaklaşımlarına ve doğal olarak müşteri memnuniyetini sağlama ve korumaya odaklayan işletmelerdir. Tüm bunları mümkün kılabilmenin yollarından birisi, çok sayıda işletme tarafından benimsenmiş, uygulanan ve güçlü araçlardan biri, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi (kısaca: KYS) olarak bilinen şeydir.

Kalite yönetim sistemi, kuruluşların önceden belirlenmiş standartlara ulaşmalarına yardımcı olan prosedürlerini, süreçlerini ve sorumluluklarını gözden geçirmelerine ve belgelemelerine yardımcı olan basılı veya dijital işletme yapısıdır.

ISO 9001, müşteri ihtiyaçlarını karşılayan ve müşteri memnuniyetini artıran ürünler ve hizmetler sağlamak için kurallar, politikalar, süreçler ve prosedürler oluşturmak için uluslararası olarak tanınan bir gereklilikler dizisidir. Kalite Yönetim Sistemi standardı, Uluslararası Standardizasyon Örgütü tarafından sürdürülmekte ve bu kuruluştaki üye ülkelerin çoğunluğu tarafından uluslararası alanda tanınabilmesi için kabul edilmektedir ve dünya çapında kullanılacak süreçler için altın standart olarak kabul edilmektedir.

Günümüzün modern kalite yaklaşımlarının temelinde tüm sistemi kapsayan ISO 9001:2015 uluslararası standartlarına uyacak şekilde oluşturulmuştur. Doğru oluşturulup izlendiğinde bir kalite yönetim sistemi aşağıdakiler dahil ve çok daha fazlası olmak üzere çeşitli biçimlerde yarar sağlayabilmektedir.

• Giderlerin ve maliyetlerin önemli ölçüde azaltılması;
• Mevcut proses ve süreçlerin belirlenerek iyileştirilmesi;
• Risk ve fırsatların farkına varılması;
• İşletme için personelin eğitimlerle yetkinlik ve liderliğinin pekiştirilmesi;
• Tüm değişikliklerin planlı yapılması;
• Müşteri memnuniyeti için standartlar, hedefler ve planlar hazırlamaktır.

Elbette ISO 9001 kalite yönetim sistemi sadece bu kadar kısıtlı faydalar içermez. Bu faydalara erişmek için planlı düşünme algoritmasını da geliştirmek ve işletme kültürü olacak şekilde tüm personelin benimsemesi gerekmektedir. Üst yönetim tüm bu süreç içerisinde her bir merdiven basağından yukarı doğru adım adım ilerlerken personele yol gösterici liderlik etkisini göstermelidir.

Liderlik Nedir?

Liderlik ISO 9001: 2015 KYS içerisinde kendisine oldukça değerli bir yer bulan olgudur. Sadece üst yönetimi kapsamaz. Liderlik tüm çalışanları kapsamalıdır. Burada üst yönetim çalışanların liderliğine öncelikle kendisi liderlik etmeli ve teşvik etmelidir. Standardın istediği liderlik budur; hesap verebilir derecede işine sahip olmak, sahip çıkmaktır liderlik.

Hiç bilmeyen kişilere sistem kurmak karmaşık bir süreç olarak görünmektedir. Bu öğrenme ve anlama eğrisinin diğer öğrenme eğrilerinden farkı bulunmaz. Bir zorlaşıp bir kolaylaşan bir mantığı olmasından ötürü bu durum son derece normaldir. Bu nedenden ötürü ISO 9001:2015 kalite yönetim sisteminin ilk başvuru döneminde Adlbelge gibi belgelendirme ve danışmanlık firmalarından teklifler alınmaktadır. Öyle ki bu belgelendirme kuruluşları ilk aşamadan işletmenizin ilerleyebilmesi amacıyla kalite yönetim sisteminin anlaşılmasını sağlamak üzere çalışanlara kalite eğitimleri vermektedirler.

Entegre Yönetim Sistemi Nedir?

Entegre yönetim sistemi temelinde kalite yönetim sistemi (bir ağacın gövdesi gibi) bulunan ve üzerine diğer yönetim sistemlerinden bir veya birkaçının eklenerek ortak kullanılan entegre yönetim sistemine denir. Bu ağacın dalları gibidir. Ancak bir ağacın dalları var ise bu durumda gövdesi de olmak zorundadır. Entegre yönetim sisteminin de mantığı aynıdır. Tıpkı ağacın ortak gövdesi olması gibi entegre yönetim sisteminde de bazı başlıklar ortak biçimde birleştirilerek zaman ve işlevsellik açısından tasarruf sağlanmaktadır.

KYS geliştirilip işletmeye göre danışman kuruluş tarafından eğitimleriyle birlikte özelleştirildikten sonraki adım, yazılımı kuruluş içinde uygulamaktır. Bu genellikle önemli çalışanların eğitilmesini, kullanıcı hesaplarının kurulmasını ve kişisel tercihler için yapılandırılabilen raporlama ve ölçüm araçlarının oluşturulmasını içerir.

Etkili bir “ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin” genel anahtarı, dokümanların sürekli bir denetime dayalı olarak izlemek ve ayarlamaktır. Bu, her zaman güncel olan İÇ ve DIŞ kontroller düzenli izleme amaçlı ölçümler oluşturmaya yardımcı olur.